我國法律在為了達到如存證、供複製、使當事人知所慎重與永久留存等目的考量下,就特定的事項規定必須製作「書面」文件,依我國現行法律的規定,在法律規定必須使用書面進行的事項,如果沒有依照規定方式辦理,將造成該事項不具法律上效力的結果。
實務上各種簽章技術的發展,紓解了網路使用者身分辨識的問題與需求。然而,對於許多傳統法律明文規定必須簽名蓋章的事項,在採用電子化方式進行時,能否以電子簽章代替實體簽名蓋章的要求,則須視該電子簽章是否符合我國電子簽章法的規定而定。 首先,必須注意的是,所選用的電子簽章,必須是符合我國電子簽章法定義範圍內的技術要件。我國電子簽章法對「電子簽章」的定義為,「指依附於電子文件並與其相關連,用以辨識及確認電子文件簽署人身分、資格及電子文件真偽者」。在我國規範下,由於電子簽章必須「依附」在電子文件上並與其相關連,且須能「辨識」製作電子文件者的身分或資格,進而還須「確認」該電子文件在簽章後「沒有經過竄改」,因此能符合我國技術要件規定之電子簽章並不多,如數位簽章技術即屬符合我國電子簽章法所定義的電子簽章。 其次,根據我國電子簽章法的規定,對於法律明文規定必須簽名蓋章的事項,必須取得相對人的同意,才能以電子簽章代替。再者,電子文件簽署人如果選用數位簽章技術來簽署電子文件時,必須使用經主管機關核定或許可的憑證機構所簽發的憑證,確認該憑證尚屬有效,以及確認使用該憑證所進行的線上交易或通訊行為,未逾越憑證的使用範圍,才能發生法律上簽名、蓋章的效力。對於憑證機構是否已經主管機關核定或許可,可至以下網址查詢:http://www.moea.gov.tw或http://www.eclaw.org.tw/。 值得注意的是,在考量我國電子化程度與發展現況,可能尚有個別事項不宜採用電子方式進行,因此在我國電子簽章法的授權下,主管機關可以訂定相關法令或以公告方式排除電子簽章法的適用,就已被主管機關排除適用的事項,即不能以電子方式進行,否則亦不生法律上效力。我國未來為持續推動電子化的發展,可能將針對主管機關已排除電子簽章法適用的項目進行檢視,如欲進一步了解哪些事務目前並未開放使用電子形式進行,可至以下網址進行查詢:http://www.eclaw.org.tw/。 另一方面,隨著我國電子化的發展,目前已有部分法律明文規定可以使用電子簽章取代實體的簽名蓋章。如電子採購作業辦法第 3 條即規定,「機關及廠商以電子化方式辦理採購,依規定應簽名或蓋章者,應以電子簽章為之」;因應電子科技之進步,[$2366$]公司法第 183 條也規定,股東會之決議事項應作成議事錄,並由主席簽名或蓋章,該議事錄之製作得依電子簽章法所規定之電子方式為之。資料來源